Reglement

Algemene voorwaarden

U schrijft zich in voor deelname aan een evenement van de Stasegemse Vrienden met maatschappelijke zetel te Stasegemdorp 72, 8530 Harelbeke of "de organisator". Voor al uw vragen zijn de Stasegemse Vrienden uw aanspreekpunt. De Stasegemse Vrienden zijn te bereiken elke werkdag na 17u. Telefoon: 0494/452613 E-mail: info@stasegemloopt.be.

Artikel 1. Inschrijving

De deelnemer verklaart hierbij op het moment van inschrijving min. 12 jaar te zijn of de toestemming van zijn wettelijke voogd te hebben om zich in te schrijven voor het evenement. De deelnemer verklaart ook akkoord te gaan met de geldende corona-maatregelen de dag van de wedstrijd. De inschrijving is slechts geldig indien het inschrijvingsformulier volledig en naar waarheid is ingevuld, het inschrijvingsgeld en betaling voor extra's volledig is voldaan en deze algemene voorwaarden zijn aanvaard.

Artikel 2. Herroepingsrecht

In geval van niet-deelname, ongeacht om welke reden, kan er geen aanspraak gemaakt worden op de terugbetaling van het inschrijvingsgeld en eventuele extra's.

Artikel 3. Afgelasting van het evenement - overmacht - aansprakelijkheid

Algemeen

De Stasegemse Vrienden zijn enkel aansprakelijk voor een aan hun toerekenbare tekortkoming, voor zover deze aansprakelijkheid niet uitdrukkelijk werd uitgesloten of beperkt in deze algemene voorwaarden. De totale aansprakelijkheid van de Stasegemse Vrienden is in elk geval beperkt tot vergoeding van de directe schade (met uitsluiting van indirecte schade) en kan nooit hoger zijn dan de waarde van de geleverde dienst, zijnde het inschrijvingsgeld. Aansprakelijkheid in geval van overmacht is uitgesloten. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil van de Stasegemse Vrienden om, die hen(zelfs tijdelijk) verhindert hun verplichtingen geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Hieronder wordt onder meer begrepen (niet limitatief), niet of niet-tijdige levering of fouten van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden, instructies, beslissingen of interventies van welke aard dan ook vanwege openbare, administratieve of regelgevende diensten, terrorisme of dreiging met terreur, weersomstandigheden (zoals extreme hitte, onweer, storm, rukwinden, overstromingen, enz.), brand, oproer, oorlog of oorlogsdreiging, opstand, epidemie, pandemie (zoals COVID-19), staat van quarantaine, storingen in een (telecommunicatie) netwerk of verbinding of gebruikte communicatiesystemen, onlusten op de openbare weg, blokkades, stakingen of lock-outs, demonstraties en andere verstorende ongeregeldheden. Gevallen van overmacht geven geen recht op enige terugbetaling van het inschrijvingsgeld of andere vorm van schadevergoeding.

COVID-19

COVID-19 is een uiterst besmettelijke ziekte die kan leiden tot ernstige ziekte en overlijden. Een inherent risico op blootstelling aan COVID-19 bestaat op elke openbare plaats waar mensen aanwezig zijn. Aanwezigheid op het evenement is volledig vrijwillig en op eigen risico van de deelnemer, en houdt aanvaarding in van de risico's met betrekking tot blootstelling aan COVID-19. De organisator is niet aansprakelijk ingeval van het oplopen van besmetting door COVID-19. Ingeval de organisator het evenement niet kan laten doorgaan als gevolg van epidemie of pandemie (zoals COVID-19 en eventuele nieuwe uitbraken hiervan) en/of dringende overheidsmaatregelen ("overmacht"), zal de inschrijving automatisch overgedragen worden naar de nieuwe datum of naar de volgende editie van het evenement.

Afgelasting

Bij afgelasting van het evenement door de Stasegemse Vrienden, buiten de gevallen van overmacht, zullen de tickets omgeruild worden tegen tickets voor een nieuwe/volgende editie van Stasegem LOOPT!. Eventuele andere gemaakte kosten in verband met het evenement, zoals service- en administratiekosten en eventuele extra's (zoals o.a. merchandising, T-shirts, trainingsschema, goede doel,...), zullen niet worden terugbetaald.

Artikel 4. Deelname

Deelname aan het evenement kan enkel met een geldige inschrijving en indien aan volgende leeftijdsvereisten is voldaan:
Vanaf 5km: min. 12 jaar op het moment van deelname
Vanaf 10km: min. 12 jaar op het moment van deelname
De organisator behoudt zich het recht voor om deelnemers die de bepalingen uit deze algemene voorwaarden niet respecteren of een gevaar vormen voor zichzelf of voor derden uit te sluiten van deelname.

Artikel 5. Wijziging van de inschrijving

Deelnemers die hun inschrijving voor een evenement willen doorgeven aan een ander persoon kunnen dit op de dag van het evenement ter plaatse. Ze betalen hiervoor de administratieve kost zoals ter plaatse geafficheerd. Deelnemers die van afstand willen wisselen, kunnen dit ter plaatse, op de dag van het evenement. Ze betalen hiervoor een administratieve kost zoals ter plaatse geafficheerd. Indien voor de nieuw gekozen afstand een meerprijs geldt, zal ook die worden aangerekend.

Artikel 6. Aanbevelingen gezond & veilig sporten en COVID-19

Deelnemen vereist een goede gezondheid en een goede conditionele voorbereiding. De deelnemer verklaart te voldoen aan deze voorwaarde. De organisator beveelt voor deelname een preventief sportmedisch onderzoek aan bij een erkend sportarts. De organisator heeft de nodige gezondheids- en veiligheidsmaatregelen genomen voor het evenement. De deelnemer verklaart de van kracht zijnde maatregelen, welke op elk ogenblik door de organisator aangepast kunnen worden aan de omstandigheden en als dan geldende regels, strikt te zullen opvolgen. De deelnemer wordt aanbevolen om niet aan het evenement deel te nemen ingeval van symptomen die op COVID-19 kunnen wijzen, zoals een grieperig gevoel, koorts, hoesten, kortademigheid, neusloop of ongewone vermoeidheid. Risicogroepen worden afgeraden om deel te nemen aan het evenement.

Artikel 7. Persoonsgegevens en intellectuele eigendomsrechten

Alle informatie van de deelnemers is bestemd voor de Stasegemse Vrienden. De Stasegemse Vrienden zullen deze gegevens gebruiken voor de deelname van het Event alsook voor marketing en communicatiedoeleinden. De Algemene Verordening Gegevensverwerking 2016/679 van 27 april 2016 i.v.m. de bescherming van de persoonlijke levenssfeer t.o.v. gegevensverwerking, voorziet het toegangsrecht tot de gegevens en het verbeteren ervan. De deelnemer kan te allen tijde vragen om verbetering van zijn persoonsgegevens, via de contactgegevens opgenomen in deze algemene voorwaarden. Door uw deelname aan het event verklaart u zich akkoord met een eventueel gebruik van uw gegevens, foto of portretrecht in druk, film, video e.a. voor promotionele doeleinden van de Stasegemse Vrienden en haar events, zonder hiervoor een vergoeding te claimen. De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat er gebruik kan worden gemaakt van technieken die het mogelijk maken om op ieder gewenst moment zijn/haar precieze locatie te achterhalen door het opvangen van signalen van de chip, opgenomen in het bewijs van deelname dat de deelnemer draagt. De deelnemer verleent de toestemming aan de Stasegemse Vrienden om deze informatie openbaar te maken, zodat deze door iedereen kan worden gezien. De deelnemer verleent toestemming aan de Stasegemse Vrienden om zijn locatie realtime te volgen (live tracking) op een wijze als hiervoor omschreven, om deze gegevens op te nemen in een bestand, te verstrekken aan derden en te publiceren via internet, via social media en via mobiele applicaties.

Artikel 8. Opmerkingen / klachten

Opmerkingen dienen ingediend te worden via één van in de aanhef vermelde kanalen. De Stasegemse Vrienden zal steeds in alle redelijkheid proberen om elke opmerking te behandelen en dit binnen de 10 dagen na ontvangst via één van bovenvermelde kanalen. Indien dit niet lukt, zal dit eveneens aan de deelnemer worden gemeld en een alternatief tijdsverloop worden voorgesteld.

Artikel 9. Geldigheid clausules

Indien één of enkele artikels van deze voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van de voorwaarden.

Artikel 10. Toepasselijk recht - bevoegdheid

Op deze algemene voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Ingeval van geschillen m.b.t. deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend de rechtbanken van het rechtsgebied van de zetel van de Stasegemse Vrienden bevoegd.

Artikel 11. Aanvaarden.

Door in te schrijven, te betalen en dus deel te nemen aan Stasegem LOOPT! aanvaardt elke deelnemer het reglement van Stasegem LOOPT!.

Wedstrijdreglement Stasegem LOOPT!

1.Indeling in categorieën(geslacht/leeftijd)

De organisator deelt de deelnemer in een wedstrijdcategorie in op basis van geslacht en leeftijd op de dag van het evenement. Hieronder beschreven worden onderscheiden.

Geen jongerenloop dit jaar 2021

Stasegem LOOPT! 5 km start om 18u45.

Stasegem LOoPT! 10 km start om 19u30.

• dames V0 lopen   5 km
• dames V1 lopen   5 km of 10 km
• dames V2 lopen   5 km of 10 km
• dames V3 lopen   5 km of 10 km
• dames V4 lopen   5 km of 10 km
• dames V5 lopen   5 km of 10 km
• dames V6 lopen   5 km of 10 km
• dames V7 lopen   5 km of 10 km


• heren M0 lopen   5 km
• heren M1 lopen   5 km of 10 km
• heren M2 lopen   5 km of 10 km
• heren M3 lopen   5 km of 10 km
• heren M4 lopen   5 km of 10 km
• heren M5 lopen   5 km of 10 km
• heren M6 lopen   5 km of 10 km
• heren M7 lopen   5 km of 10 km


• de vrije sporters dames of heren lopen   5 km of 10 km

De deelnemer dient voorafgaande aan het evenement te controleren of de hem door de organisator toegekende indeling juist is. De organisator is niet aansprakelijk voor de gevolgen van een onjuiste indeling van de deelnemer.

2.Prijzen per categorie.

Elke deelnemer die ingeschreven is voor de wedstrijd ontvangt een herinnering. Dit kan een natura-pakket zijn of een kleine trofee.

Jongerenloop : eerste 3 per categorie

Korte loop : eerste 5 dames en eerste 5 heren

Korte loop : eerste Stasegemnaar(dame+heer)

Lange loop : eerste 5 dames en eerste 5 heren

Lange loop : eerste Stasegemnaar(dame+heer)

De prijzen worden uitgedeeld vanaf 21u30. Een deelnemer heeft geen recht op een prijs indien hij of zij in strijd heeft gehandeld met het wedstrijdreglement. Een toegekende prijs moet aan de organisatie teruggegeven worden indien na de uitreiking blijkt dat de deelnemer in strijd met het wedstrijdreglement heeft gehandeld.

3.Vaststelling uitslag.

De organisatie stelt de uitslag vast en is gerechtigd de uitslag te wijzigen na geconstateerde onjuistheden. Een toegekende prijs moet door de deelnemer aan de organisatie worden teruggegeven indien op grond van de uitslag, na wijziging ervan geen recht meer op die prijs bestaat.

4.Wijze van voortbewegen.

Alle deelnemers dienen zich lopend voort te bewegen over het door de organisatie uitgezette parcours, op een voor de wegatletiek gebruikelijke wijze.

5.Startnummers.

De deelnemer ontvangt van de organisatie een gepersonaliseerd borstnummer. De deelnemer dient dit startnummer te bevestigen vooraan op de kledij, goed zichtbaar. Kledij moet zodanig gedragen worden zodat het borstnummer en andere er op afgebeelde informatie goed zichtbaar is. Borstnummers mogen niet worden afgesneden of gevouwen worden. Het is de deelnemer verboden andere startnummers te dragen dan diegene die hem zijn verstrekt door de organisatie. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afhalen van zijn borstnummer via het secretariaat van de organisatie. De deelnemer wordt verzocht eventuele noodzakelijke medische gegevens aan de achterkant van het startnummer te kleven.

6.Tijdsregistratie.

Er is geen tijdsregistratie bij de jongerenlopen. De uitslag duidt enkel de volgorde van aankomst aan in het klassement. De tijdsregistratie bij Stasegem LOOPT! gebeurt op een eenvoudige manier. Tijd wordt manueel ingegeven op een pc en borstnummer wordt in volgorde opgeschreven. Daarna wordt de tijd gekoppeld aan het borstnummer. De organisatie legt de uitslag vast en is gerechtigd de uitslag aan te passen. Inschrijven kan tot 15 minuten voor de wedstrijd van de desbetreffende wedstrijd. Bij laattijdige inschrijving wordt de deelnemer niet meer in de uitslag opgenomen en verliest de deelnemer alle rechten op eventuele extra prijzen. Deelnemers aan Stasegem LOOPT! krijgen een tijdsregistratie en een klassement die zo vlug als mogelijk verschijnt op de website of op facebook.

7.Deadline/laatste loper.

In verband met vrijgave van het parcours van Stasegem LOOPT! voor het verkeer, moet de deelnemer bepaalde punten van het parcours op bepaalde tijdstippen zijn gepasseerd. De tijdstippen zijn uitgedrukt als tijd verstreken sinds het moment van de start. De deelnemer die zich op een genoemd tijdstip niet op of voorbij het daarbij genoemde punt bevindt, kan door de organisatie uit het evenement gehaald worden. Het oordeel van de door de organisatie benoemde scheidsrechter "laatste loper" is bindend voor de vaststelling of een deelnemer tijdig een bepaald punt is gepasseerd. Deelnemers die 1 of 2 ronden lopen die later dan 1 u 45 minuten na de start, de aankomst passeren, worden niet meer opgenomen in de wedstrijduitslag.

8.Diskwalificatie/uit de wedstrijd halen.

De organisatie is gerechtigd een deelnemer te diskwalificeren en/of uit de wedstrijd te halen indien deze zich niet houdt aan dit wedstrijdreglement of zich onsportief of onbehoorlijk gedraagt of indien zulks op grond van medische overwegingen of in verband met een ordelijk verloop van het evenement wordt geacht.

9.Instructies wedstrijdleiding.

Elke deelnemer dient de richtlijnen van de organisatie, alsook van de seingevers en de politie te respecteren en op te volgen.

10.Overige bepalingen.

Het is soms mogelijk om bij de start kledingstukken af te geven. Deelnemers worden geadviseerd om in loopkleding naar het startgebied te komen. De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verloren kledingstukken of andere eigendommen van de deelnemers. Dit geldt ook voor zaken die achtergelaten zijn in door de organisatie ter beschikking gestelde kleedaccomodatie.

Van de deelnemer wordt verwacht dat hij/zij geen schade toebrengt aan eigendommen van anderen.

Van de deelnemer wordt verwacht dat hij/zij geen afval achterlaat langsheen het parcours of in de door de organisatie ter beschikking gestelde lokalen.

De organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, diefstal of verlies van persoonlijke of andermans bezittingen.

De organisatie is verzekerd voor hun aansprakelijkheid in geval van fysieke ongevallen tijdens het evenement. De deelnemers zien echter af van enige claim voor schade aan materieel, en voor eventuele andere schade of fysieke ongevallen die zouden kunnen veroorzaakt zijn door deelname aan deze loopwedstrijd. De organisatoren kunnen in geen enkel geval burgerlijk aansprakelijk gesteld worden.

Iedere loper neemt deel voor eigen risico.

De organisatie van Stasegem LOOPT! is als enige bevoegd om een inschrijving tot deelname aan de door hen georganiseerde loopwedstrijd te accepteren of te weigeren.

De organisatie en de leden van Stasegem LOOPT! kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen.

Elke deelnemer kan aan de inschrijvingstafel de afgesloten verzekeringspolis inkijken en wordt dus verondersteld hiervan op de hoogte te zijn. De organisatie is verzekerd voor hun aansprakelijkheid in geval van fysieke ongevallen tijdens het evenement. De deelnemers zien echter af van enige claim voor schade aan materieel, en voor eventuele andere schade of fysieke ongevallen die zouden kunnen veroorzaakt zijn door deelname aan deze loopwedstrijd.

Veiligheid van de deelnemers is de hoogste prioriteit van de organisatie. De organisatie van Stasegem LOOPT! leeft bijgevolg de strengste voorschriften na die worden opgelegd voor dit soort activiteiten( aanwezigheid Rode Kruis, gemachtigde seingevers, goedgekeurd signalisatieplan,...) De organisatoren kunnen in geen enkel geval burgerlijk aansprakelijk gesteld worden.

Door deelname aan de wedstrijden van Stasegem LOOPT! verklaart de deelnemer zich akkoord met het wedstrijdreglement!

GPDR-wetgeving.